Szablon informacji art. 14 RODO

Ostatnia aktualizacja: 13 czerwca 2026

Gdy dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, administrator musi przekazać jej informacje z art. 14 RODO — zwykle przy pierwszym kontakcie (np. pierwszy cold email). Poniższy szablon przeznaczony jest dla Klientów ProperSend korzystających z danych B2B z KRS, CEIDG lub researchu. Klient powinien dostosować treść do swojej sytuacji prawnej i skonsultować ją z prawnikiem.

1. Kiedy stosować?

Art. 14 RODO ma zastosowanie, gdy Ty (jako Klient ProperSend) jesteś administratorem danych kontaktowych osób reprezentujących firmy, a dane pozyskałeś np. z KRS, CEIDG, stron WWW firm, LinkedIn lub bazy ProperSend — nie od samej osoby.

Informację podajesz przy pierwszym kontakcie lub najpóźniej w ciągu rozsądnego czasu (zwykle w pierwszej wiadomości e-mail). Wyjątki z art. 14 ust. 5 RODO (np. niemożność skontaktowania się) wymagają indywidualnej oceny prawnej.

2. Podstawa prawna outreachu B2B

W komunikacji B2B do adresów służbowych często stosuje się art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) — pod warunkiem przeprowadzenia testu równowagi interesów (LIA) i umożliwienia łatwego sprzeciwu.

ProperSend nie świadczy porad prawnych. Odpowiedzialność za wybór podstawy prawnej i zgodność kampanii z prawem telekomunikacyjnym i antyspamowym spoczywa na Kliencie.

3. Elementy obowiązkowe (art. 14 ust. 1–2 RODO)

Informacja powinna zawierać m.in.:

  • tożsamość i dane kontaktowe administratora (Klienta);
  • cele przetwarzania i podstawę prawną;
  • odbiorców lub kategorie odbiorców (w tym ProperSend jako procesor);
  • okres przechowywania lub kryteria jego ustalania;
  • prawa osoby (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw, skarga do UODO);
  • źródło danych (np. KRS, CEIDG);
  • informację o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, jeśli występuje.

5. LinkedIn i podobne platformy

Dane z LinkedIn lub innych platform społecznościowych mają osobne warunki użytkowania i często wymagają indywidualnej oceny prawnej (RODO, PKE, ToS platformy).

ProperSend nie zaleca automatycznego scrapingu profili ani masowego eksportu bez zatwierdzonej podstawy prawnej i zgodności z regulaminem platformy.

Klient odpowiada za legalność źródła danych w kampanii. W razie wątpliwości — konsultacja z radcą przed wysyłką.

6. Rola ProperSend

ZORDON INTELLIGENCE Sp. z o.o. dostarcza narzędzie do kampanii i może przechowywać dane jako procesor na zlecenie Klienta. Klient pozostaje administratorem wobec prospektów i odpowiada za treść informacji art. 14 oraz za listę suppression (osób, które wycofały zgodę lub zgłosiły sprzeciw).

Zalecamy link do polityki prywatności Klienta oraz wyraźny mechanizm opt-out w każdej wiadomości.

Szablon do pierwszego e-maila (edytuj pola w [nawiasach])

Dzień dobry,

kontaktuję się w sprawie [krótki kontekst biznesowy — np. współpraca / rozwiązanie dla branży Klienta].

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest [NAZWA FIRMY KLIENTA], [adres], [e-mail kontaktowy / IOD]. Dane kontaktowe (imię, nazwisko, adres e-mail służbowy, stanowisko, dane firmy) pozyskaliśmy z publicznie dostępnych źródeł, w tym rejestrów KRS/CEIDG oraz [inne źródło, jeśli dotyczy], w celu nawiązania kontaktu handlowego B2B (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes). Podanie danych nie jest wymogiem umowy; brak danych uniemożliwia kontakt handlowy.

Dane przechowujemy [okres, np. 12 miesięcy od ostatniego kontaktu / do wniesienia sprzeciwu — uzupełnij].

Odbiorcami danych mogą być: [NAZWA FIRMY KLIENTA], platforma ProperSend (ZORDON INTELLIGENCE Sp. z o.o., procesor — https://www.propersend.pl/umowa-powierzenia), [dostawca poczty/SMTP]. Dane mogą być przekazywane do państw trzecich (np. USA) wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) i środków uzupełniających — szczegóły u administratora.

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia (gdy ma zastosowanie), sprzeciwu wobec przetwarzania (w tym marketingu) oraz skargi do Prezesa UODO (uodo.gov.pl, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). W razie sprzeciwu wobec dalszego kontaktu handlowego proszę odpowiedzieć „STOP” lub napisać na [e-mail].

Pozdrawiam,
[Imię Nazwisko]
[Stanowisko, Firma]